RGPD et LPD : les repères pour vos documents du personnel

Ce que vous pouvez conserver, combien de temps, et qui doit y avoir accès.

6 min de lecture

Principe clé

Conserver seulement le nécessaire

Accès

Limité aux personnes habilitées

Nouvelle LPD

En vigueur depuis le 1ᵉʳ septembre 2023

Minimisation

Ne collectez que les documents utiles à une obligation précise : un titre d'habilitation oui, une copie de pièce d'identité « au cas où », non.

Chaque document conservé doit avoir une finalité claire.

Les documents ne se gardent pas indéfiniment. Définissez une durée pour chaque type, en fonction des obligations légales, et supprimez au-delà.

Au départ d'un salarié, faites le tri : certains documents restent nécessaires un temps, d'autres doivent être supprimés.

Réservez l'accès aux personnes qui en ont besoin, et préférez un espace sécurisé à une boîte mail ou un dossier partagé.

Les salariés peuvent demander à consulter les données qui les concernent : vous devez pouvoir les retrouver rapidement.

Exemple illustratif avec des données fictives.

Mon espace — Documents

Ce guide donne des repères généraux ; vérifiez toujours la règle applicable à votre situation.